PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2005 / 2015
REDE SIRIUS DE BIBLIOTECAS UERJ

Rosangela Aguiar Salles, Regina Maria Ribeiro de Carvalho


1. Introdução

Em 1998 as Bibliotecas UERJ estruturam-se administrativamente em Rede, com
coordenação centralizada e, em 1999, foi elaborado plano de ação para a Unidade com indicação
de três áreas estratégicas: automação, divulgação e recursos humanos. Cada uma destas
dimensões foi objeto de estudos e implantação de projetos. Em 2001, as medidas adotadas em
conseqüência deste trabalho foram avaliadas com ajuda de consultoria contratada e a
participação de todos os servidores. Problemas foram identificados, algumas ações foram
propostas e nem todas puderam ser implantadas.
A Direção da Rede Sirius empossada em 2004 mantém o modelo de gestão proposto em
1999 e traz foco para o estabelecimento de metas para a gerência desta Unidade. Estas metas
devem estar compromissadas com as propostas da Direção e da Reitoria eleitas. Assim, em maio
de 2005 foi iniciado o segundo planejamento estratégico da Rede Sirius de Bibliotecas UERJ –
dando continuidade ao anterior - contando com a efetiva participação das bibliotecas e demais
setores da Rede Sirius. Em apenas três reuniões e através de metodologia dinâmica e inclusiva
foi possível elencar problemas obstrutores dos processos de trabalho e sugerir ações corretivas.
Atualizando a lista de necessidades da Rede Sirius, este segundo trabalho objetiva
implementar soluções para os problemas atuais. Está mais para um ajuste estratégico ao plano
anteriormente elaborado, com novas proposições à luz das necessidades atuais.
As ações estão sendo formuladas através de projetos, por grupos de trabalho de
bibliotecários-chefes. Cada projeto definirá prazos de implantação, mas pretende-se que todos
tenham inicio ainda nesta gestão.


2.Metodologia

A metodologia de tarjetas coloridas foi utilizada para registro das colocações – a fim de
incentivar a objetividade e a agilidade do processo e a participação de todos. Posteriormente,
fez-se uso da técnica de brainstorm para as discussões e consensos.


3.Cronograma dos Trabalhos

10/05/2005 13:30h – 17:00h Reunião de Chefias Preparação
23/05/2005 09:00h – 17:00h Reunião de Chefias Elenco de Problemas
24/05/2005 09:00h – 17:00h Reunião de Chefias Propostas de Ação


4.O Processo de Trabalho

Durante três reuniões – uma preparatória e outras duas efetivamente produtivas –
aconteceram discussões acerca dos problemas e redefinição de áreas impactantes para a Rede
Sirius.
Dada a necessária ótica gerencial e visão global das questões para a definição de estratégias,
e a fim de garantir a representatividade e participação de todos os setores da Unidade, os
trabalhos têm sido desenvolvidos com as chefias da Rede Sirius.
Na reunião preparatória, uma apresentação de histórico, insumos motivadores, objetivos e
metodologia a ser empregada, envolveram o conjunto de chefes na necessidade de ajustar as
estratégias estabelecidas anteriormente.
Na segunda reunião pediu-se aos participantes o registro dos problemas observados nos
últimos anos. Distribuíram-se tarjetas de cor areia para o registro destes. Coletadas as tarjetas,
foi feita a leitura das mesmas e as duplicidades foram descartadas. As tarjetas foram organizadas
por afinidades, assim se delineando as áreas de problemas. Cada área foi representada em um
painel no qual foram coladas as tarjetas-problema relativas àquela área.
Os participantes dividiram-se aleatoriamente em grupos, de forma a atender à razão de um
grupo para cada área de problemas, sendo lhes dada tarefa de enunciar o problema macro
referente à sua área, bem como sugerir ações para solucionar cada um deles. Distribuíram-se
tarjetas de cor azul para o registro das ações. Os grupos fizeram uso da técnica de brainstorm
para as discussões e proposições.
Na terceira reunião, os grupos continuaram a discutir possíveis soluções, registrando as
ações e sub-ações pertinentes. Finda esta tarefa, foi-lhes solicitado que estimassem prazo e
recursos necessários para a elaboração de projeto, visando uma pré-programação das ações por
eles propostas.
Cada grupo fez, então, apresentação para o todo das ações e sub-ações sugeridas por ele.
Seguiu-se discussão aberta sobre as proposições e algumas alterações foram consideradas.
Obteve-se assim, um conjunto de propostas de curto, médio e longo prazo, a serem formalizadas
através de projetos.


5.Identificando Áreas Críticas e Ambiência

Durante a segunda reunião de trabalho foram identificadas áreas críticas, através da
postulação de problemas responsáveis por atrasar ou interromper as rotinas normais de trabalho
e, até mesmo, por originarem outros problemas.
Através de classificação por afinidades e atributos, os problemas elencados foram reunidos e
discutidos. A análise que se seguiu permitiu a identificação – a partir das experiências funcionais
- das questões em nível micro e macro, desenhando a ambiência da Sirius. Os rótulos atribuídos
às áreas críticas formam a seguinte lista:
A.1 Recursos Humanos
A.2 Infra-Estrutura
A.3 Recursos Financeiros
A.4 Relações Institucionais
A.5 Qualidade Total
A.6 Gestão de Acervos Documentais: Bibliográficos e Arquivísticos
A.7 Modernização Tecnológica
A.8 Comunicação
A etapa seguinte deste trabalho consiste em analisar as condições externas e internas a que
está submetida à unidade, postular as oportunidades e ameaças, bem como identificar os atuais
pontos fortes e fracos das Bibliotecas UERJ. Esta análise é de fundamental importância uma vez
que ela norteará a priorização na execução das ações.


6.Propostas de Ações

Como resultado da rica discussão foi proposto um conjunto de ações que estão sendo
planejadas e formalizadas através de sete projetos e vinte e quatro subprojetos, além de três
frentes de ação que, dada a sua natureza política perene, serão formalizados de outra forma:
• Projeto RECURSOS HUMANOS
- Subprojeto GESTÃO DE PESSOAS - Desenvolver Política de Gestão de Pessoas
- Subprojeto SAÚDE DO SERVIDOR - Promover interação Sirius / SRH-DEARH /
DESSAÚDE
- Subprojeto CAPACITAÇÃO - Realizar Treinamentos
• Projeto INFRA-ESTRUTURA
- Subprojeto BIBLIOTECA CENTRAL - Unificar Bibliotecas do Campus Maracanã e
implantar modelo administrativo matricial
- Subprojeto LAYOUT - Adequar espaço físico de CTC-C, CAP-A e B, CB-B, CEH-C,
CCS-C, CTC-E, CTC-F e CTC-Q
- Subprojeto SEGURANÇA - Elaborar Projeto de Segurança Integrado com Prefeitura
dos Campi
- Subprojeto HIGIENIZAÇÃO - Higienizar Acervos e Bibliotecas
- Subprojeto CLIMATIZAÇÃO - Climatizar Bibliotecas
• Projeto RECURSOS FINANCEIROS
- Subprojeto GERAÇÃO DE RECURSOS - Gerar e Captar Recursos Financeiros
• Projeto RELAÇÕES INSTITUCIONAIS
• Estreitar relações com Direções Acadêmicas e Administrativas
• Revitalizar Colegiado e Comissões de Bibliotecas
• Ampliar canais de comunicação
• Projeto QUALIDADE TOTAL
- Subprojeto AVALIAÇÃO DE SERVIÇOS E PRODUTOS - Avaliar regularmente
serviços e produtos
- Subprojeto PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS - Padronizar procedimentos
administrativos
- Subprojeto SIG - Desenvolvimento de Sistema de Informações Gerenciais
• Projeto GESTÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS
- Subprojeto DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES - Criar e Implantar Política de
Desenvolvimento de Coleções
- Subprojeto ACERVOS SATÉLITES - Implantar coordenação dos acervos satélites
(UNATI, NEPAD e etc.)
- Subprojeto GESTÃO DOCUMENTAL - Criar e Implantar Política de Gestão de
Arquivos
- Subrojeto GESTÃO PATRIMONIAL – Adequar o SABM à especificidade patrimonial
do livro
• Projeto MODERNIZAÇÃO TECNOLÓGICA
- Subprojeto MODERNIZAÇÃO - Implantar novas tecnologias
- Subprojeto AUTOMAÇÃO - Selecionar e Substituir Sistema de Automação
- Subprojeto BIBLIOTECAS VIRTUAIS - Implantar procedimentos para criação de
Bibliotecas Virtuais
- Subprojeto BIBLIOTECAS DIGITAIS - Implantar Biblioteca Digital de Teses e
Dissertações (BDTD) na UERJ
• Projeto MARCA FORTE
- Subprojeto SINALIZAÇÃO - Corrigir e aumentar sinalizações da Rede Sirius
- Subprojeto DIVULGAÇÃO - Divulgar a Rede Sirius internamente e externamente
- Subprojeto NOSSOS USUÁRIOS - Incentivo à participação dos usuários
- Subprojeto BOM EXEMPLO - Elaborar Campanha de conscientização no bom uso da
biblioteca


7.Considerações Finais

Do censo comum está surgindo um Plano Tático, composto por um conjunto de propostas de
curto, médio e longo prazo. Embora todas as propostas objetivem contribuir para a melhoria da
Rede Sirius, para compor o Plano Estratégico os projetos serão analisados e reunidos segundo
uma única filosofia. Deverão ser priorizados para captação e reserva de recursos, para execução e
para avaliação de resultados. Para fins de documentação, registro histórico e formalização serão
reunidos num caderno de projetos.
Considerado questão estratégica para a melhoria da qualidade dos serviços, produtos e do
ambiente de trabalho, uma vez implantado, o conjunto dos projetos deverá contribuir para elevar
o posicionamento da UERJ no cenário acadêmico.
Deste conjunto de propostas que compõem o Plano Estratégico da Rede Sirius para o
período de 2005 a 2015 alguns projetos já estão sendo executados; algumas ações precisarão de
continuidade nos próximos anos; e ainda, outras ações só poderão ter início na próxima gestão.
De qualquer forma, como o objetivo almejado é atemporal e o impacto e resultados obtidos, em
sua maioria só poderão ser contabilizados na próxima gestão, lega-se o planejamento e algumas
sementes germinadas para o bem coletivo.


Referências

CARDOSO, Antonio Semeraro Rito, ORBAN, João, NOGAROLI, Marisa. Resultados da
avaliação da Rede Sirius. [Rio de Janeiro], 2001.

GURGEL, Cláudio Roberto Marques. Planejamento estratégico e desempenho
organizacional. [Rio de Janeiro], 2006.

OLIVEIRA, Djalma P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e prática. São
Paulo: Atlas, 1999.

PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA REDE SIRIUS 1999/2000. Rio de Janeiro, 1998.
ROBBINS, Stephen. Administração – mudanças e perspectivas. São Paulo : Saraiva, 2000.